Juridiikasta rekrytointimenettelyjen askelmerkit
Vaikka olisi osallistunut kymmeniin tai satoihin työhaastatteluihin ja ammentanut niistä rekrytointioppeja, ei pelkkä pöydän toisella puolella istuminen työnhakijana anna koko kuvaa rekrytoinnista ja sitä koskevista menettelyistä.
Rekrytoinnin juridiikan ymmärtäminen on tärkeää, jotta tietää miten lainsäädäntö rajoittaa tai pikemminkin "nuotittaa" rekrytointimenettelyjä muun muassa määrittämällä millaisia toimenpiteitä tulee tehdä ennen rekrytointia, miten rekrytointiin tulee valmistautua, miten avoimista paikoista tulee ilmoittaa ja mitä tietoja työnhakijoista saa kerätä. Lisäksi juridiikan tunteminen on tärkeää rekrytoinnissa sen ymmärtämiseksi, miten työtä kannattaa tarjota valituksi tulleelle ja milloin työsopimus lain mukaan katsotaan sitovasti solmituksi.
Rekrytoinnin juridiikan ymmärtäminen antaa työkaluja paremmaksi esihenkilöksi ja HR-asiantuntijaksi, varmuutta omaan tekemiseen, on omiaan parantamaan työnantajamielikuvaa ja viime kädessä (sivutuotteena) auttaa myös välttämään rekrytointiin liittyvät juridiikan sudenkuopat.
Ennen rekrytointia
Ennen rekrytointia tulee selvittää:
onko tehtävää tai työtä tarjottava ensin tuotannollisin ja taloudellisin perustein taikka saneerausmenettelyssä irtisanotuille henkilöille;
olisiko tarjottava lisätyötä osa-aikaisille työntekijöille; tai
onko työtä tarjottava lomautetuille työntekijöille.
Tuotannollisin ja taloudellisin perustein sekä saneerausmenettelyssä irtisanottua työntekijää koskee ns. takaisinottovelvollisuus samaan tai samankaltaisiin tehtäviin, jos henkilö on edelleen TE-toimistoon ilmoittautunut työtön työnhakija ja työsuhteen päättymisestä on 4 kuukautta (jos työsuhde oli kestänyt ≥ 12 vuotta ennen työsuhteen päättymistä, takaisinottoaika on 6 kuukautta).
Työnantajalla voi olla myös velvollisuus tarjota lisätyötä osa-aikaiselle työntekijälle. Jos työnantaja tarvitsee lisää työntekijöitä osa-aikatyötä tekeville työntekijöilleen sopiviin tehtäviin, on työnantajan on tarjottava näitä töitä osa-aikatyöntekijöille edellä mainitusta takaisinottovelvollisuudesta riippumatta.
Ensisijaisesti työnantajalla on velvollisuus tarjota työtä lomautetulle työntekijälle, jos hän on kohtuudella sijoitettavissa uusiin tehtäviin tai koulutettavissa uudelleen. Muun työn tarjoamis- ja koulutuksen järjestämisvelvollisuuden sisältö ei työsopimuslain esitöiden mukaan ole kuitenkaan aivan yhtä laaja kuin irtisanomisperustetta arvioitaessa.
Rekrytointiin valmistautuminen
Mikäli selviää, että työtä ei ole tarjottava ensin edellä mainituille ryhmille (tuta-perustein tai saneerausmenettelyssä irtisanotut, osa-aikaiset ja lomautetut työntekijät), siirrytään rekrytoinnin valmisteleviin toimiin.
Tietosuoja-asiat
Rekrytoinnissa kerätään ja käsitellään työnhakijoiden henkilötietoja, joten tietosuojaa ja yksityisyyttä koskevat menettelyt ja dokumentointitarpeet on tunnettava. Ensinnäkin, vain tarpeellisia tietoja saa kerätä työnhakijoista. Tämä on huomioitava muun muassa työnhaun online-lomakkeita suunniteltaessa ja haastattelukysymyksissä. Hakijalle on myös tarjottava tietosuoja-informaatiota, tämä tehdään pääsääntöisesti tietosuojaselosteella ja sen toimittamisella sekä saatavilla pitämisellä.
On myös huomioitava, että valintapäätöksen on perustuttava hakijan toimittamiin tai suostumuksellaan muualta saatuihin tietoihin. Niinpä esimerkiksi "googlettamisen" on katsottu olevan kiellettyä ja referenssitiedustelutkin sallittuja vain hakijan suostumuksella.
Suostumusta edellyttävät myös muun muassa turvallisuusselvitykset, soveltuvuusarviot sekä työnhakijan huumetestaus.
Suostumusten keräämisessä, dokumentoinnissa ja hallinnoimisessa tulisi huomioida, että laki on suostumuksen osalta täsmentymässä – jatkossa suostumuksen on täytettävä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset, eli oltava
vapaaehtoinen, aktiivinen, yksilöity, yksiselitteinen tahdonilmaisu
ei valmis “rasti ruutuun”
ei niputettu muihin asioihin
oltava peruutettavissa yhtä helposti kuin annettiin
kyettävä jälkikäteen osoittamaan suostumuksen saanti (dokumentointi).
Tietosuoja on syytä huomioida myös HR-palveluiden käytössä ja niitä koskevissa sopimuksissa (mm. rekry- ja suorahakukonsultit, pilvipalvelut). Tärkeää on ymmärtää roolitukset ja rajanveto: onko HR-palveluntarjoaja henkilötietojen käsittelijä, yhteisrekisterinpitäjä vai itsenäinen rekisterinpitäjä? Tämä vaikuttaa olennaisesti muun muassa siihen miten tietoja tulee/saa käsitellä ja millainen sopimus palveluntarjoajan kanssa pitää tehdä.
YT-lain mukainen vuoropuhelu
Säännöllisesti vähintään 20 työntekijää työllistävän työnantajan tulee käsitellä YT-lain mukaisessa vuoropuhelussa:
Henkilötietojen kerääminen työhön otettaessa ja työsuhteen aikana;
Terveydentilatietojen käsittely ja tehtävät, joissa tehdään huumetesti (+ päihdeohjelma);
Luottotiedot ja turvallisuusselvityksiä koskevat menettelyt; ja
Henkilö- ja soveltuvuusarviointien toteuttaminen.
Syrjinnän kielto
Valmisteluissa on huomioitava myös, että työnhakuilmoitus, haastattelu ja valintapäätös eivät saa olla syrjiviä.
Työpaikkailmoitukset
Avoimista paikoista on ilmoitettava myös sisäisesti yleisesti yrityksessä omaksutun käytännön mukaisesti, jotta myös osa-aikaisilla ja määräaikaisilla (ja vuokratyöntekijöillä) on samat mahdollisuudet hakea tehtävää kuin kokoaikaisilla ja vakituisilla.
Lisäksi työpaikkailmoitus ei saa olla syrjivä eikä siinä saa käyttää syrjiviä ilmauksia. Syrjiviä ilmaisuja voisivat olla esimerkiksi ilmaisut, kuten “haetaan miestä / haetaan naista” (pl. esim. näyttelijän roolit); “haetaan insinööriä, jonka äidinkieli suomi“; haetaan henkilöä, jonka kotipaikka on Vaasa tai Kokkola”; taikka “haetaan teknistä myyjää, joka on suorittanut asevelvollisuuden.”
Tietosuojainformaation toimittaminen ilmoitusvaiheessa
Tietosuojainformaatiota tulee toimittaa rekisteröidyille (kuten työnhakijoille) pääsääntöisesti silloin, kun henkilö antaa itseään koskevia tietoja. Työnhaun yhteydessä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi tilannetta, jolloin työnhakija täyttää online-työnhakulomakkeen.
Niinpä työnhakijoita koskevaa tietosuojaselostetta tulisi tarjota heti jo esimerkiksi täytettävänä online-työnhakulomakkeen yhteydessä ja myös muutoin yrityksen kotisivujen rekrytointia koskevalla alasivulla, jossa esimerkiksi ohjeistetaan työnhakijaa kysymään lisätietoja tehtävästä taikka lähettämään työhakemus sähköpostitse taikka Tietosuojaselostetta on hyvä tarjota myös linkkinä esimerkiksi automatisoidussa sähköpostitse lähetettävässä “kiitos” viestissä.
Perusteltu vastaus
Rekrytointitilanteessa voi tulla ajankohtaiseksi myös työsopimuslain mukaisen perustellun vastauksen antaminen osa- tai määräaikaisille työntekijöille. Työnantajan on pyynnöstä annettava perusteltu vastaus mahdollisuudesta (i) pidentää osa-aikaisen työntekijän työsopimuksessa sovittua säännöllistä työaikaa tai (ii) määräaikaisen työntekijän työsopimuksen kestoaikaa. Vastaus on annettava kirjallisesti 1 kuukauden kuluessa (määräaika on kuitenkin 3 kuukautta, mikäli työntekijöitä on enintään 250).
Haastattelut ja niissä kerättävä informaatio
Vain tarpeellisia, perusteltuja ja tehtävän ja työnantajan toiminnan kannalta tarkoituksenmukaisia kysymyksiä mahdollista kysyä työhaastatteluissa (tarpeellisuusvaatimus). Valintaprosessi ja valintapäätös ei saa myöskään olla syrjivä. Niin sanottu “kielletty kysymys” voi synnyttää syrjintäepäilyn.
Syrjintäepäilyn synnyttäviä kysymyksiä voisivat olla esimerkiksi:
Onko lapsia, aiotko hankkia sellaisia tai oletko nyt raskaana?
Lasten ikä?
Siviilisääty ja asumisjärjestelyt?
Asevelvollisuuden suorittaminen?
Onko vakavia sairauksia?
Kuulutko kirkkoon tai muuhun uskontokuntaan?
Oletko poliittisesti aktiivinen?
Oletko ay-jäsen?
Seksuaalinen suuntautuneisuus?
Syrijntäkarikot on vältettävissä avoimilla kysymyksillä, kuten:
Miksi katsoisit olevasi soveltuva meille?
Millaisissa tehtävissä olet parhaimmillasi?
Pystytkö työtehtävien edellyttämin tavoin matkustamaan säännöllisesti?
Kerro tilanne tai ongelma, jonka ratkaisit nykyisessä tai edellisessä tehtävässäsi onnistuneesti? (salassapitoa loukkaamatta)
Haastatteluvaiheessa on yleensä hyvä myös todeta, että “lopullinen työsopimus syntyy vasta kun kaikista ehdoista sovittu ja ne on kirjattu kirjalliseen työsopimukseen, jonka molemmat ovat allekirjoittaneet.”
Testaaminen
Soveltuvuusarvioinnit
Soveltuvuusarviointien tulokset ovat henkilötietoja ja niiden tekemisessä tulee huomioida työelämän tietosuojalain säännökset. Työnhakija voidaan suostumuksellaan testata työtehtävien hoidon yötehtävien hoidon edellytysten tai koulutus- ja muun ammatillisen kehittämisen tarpeen selvittämiseksi. Testaaminen edellyttää siten suostumusta. Toisaalta ei tarvitse palkata sellaista, joka ei suostu testeihin. Työnantajan on varmistettava testimenetelmien luotettavuus, asiantuntevuus ja virheettömyys (oltava ammattilaisten toteuttamia). Lisäksi työnhakijalla on oikeus saada maksutta kirjallinen lausunto testin tuloksesta.
Huumetestit
Laissa on säädetty tarkasti menettelyt ja tilanteet, joissa työnhakijalta tai työntekijältä voidaan edellyttää huumetestiä. Huumetesti edellyttää suostumusta, mutta toisaalta toisaalta työnantajan ei tarvitse palkata henkilöä, joka ei osallistu testiin. Jos huumetestejä aiotaan suorittaa, työnantajalla oltava kirjallinen päihdeohjelma. Päihdeohjelma ja tehtävät, joissa edellytetään huumetestitodistusta, tulee käsitellä YT-lain mukaisessa vuoropuhelussa.
Valintapäätös
Valintapäätöksen tekemistä koskeva lähtökohta on, että päätökseen vaikuttavat tiedot on saatava työnhakijalta tai hänen suostumuksellaan muilta tahoilta. ”Googlettaminen” on siten kiellettyä ja referenssitiedustelutkin edellyttävät hakijan suostumusta. Tulee myös muistaa, että vain valinnan kannalta tarpeellisia tietoja saa kerätä, joiden perusteella voidaan arvioida henkilön pätevyyttä ja soveltuvuutta tehtävään ja työyhteisöön (tarpeellisuusvaatimus). Tarpeellisuusarvioon vaikuttavat muun muassa työtehtävien luonne ja yrityksen toiminta.
Tasa-arvolain mukainen ansiovertailu
Tasa-arvolain mukainen ansiovertailu on tehtävä aina, kun hakijoina miehiä ja naisia. Ansiovertailussa huomioidaan koulutus, kokemus ja sellaiset ominaisuudet, tiedot ja taidot, jotka ovat eduksi tehtävien hoitamisessa. Ansioiden tulee olla yksiselitteisesti ja objektiivisesti osoitettavissa olevia. Sopivuus, soveltuvuus, työkyky ja muut arvionvaraiset henkilökohtaiset ominaisuudet eivät ole tasa-arvolain tarkoittamia ansioita, mutta ne voivat kuitenkin olla valinta-/oikeuttamisperusteita.
Jos työnhakija epäilee syrjintää
Jos työnhakija epäilee syrjintää, työnantaja on velvollinen antamaan selvityksen syrjintää kokeneelle menettelystään (valintaperusteet, valituksi tulleen koulutus, työ- ja muu kokemus sekä muut valintaan vaikuttaneet selvästi osoitettavissa olevat seikat ja ansiot). Tästä syystä toisinaan voi olla perusteltua säilyttää työnhakija-asiakirjat 1 vuoden ajan haun päättymisestä, sillä tämä on määräaika syrjintäkanteen nostamiselle. Syrjintäväitteiden torjumiseksi valinta tulisi olla perusteltavissa objektiivisin perustein.
LATAA OPAS
Lataa ja lue myös rekrytoinnin juridiikkaa koskeva oppaamme!
Lue lisää työoikeuteen liittyvistä palveluistamme ja HR-juridiikan koulutuksistamme.
KIRJOITTAJA
Villy Lindfelt, LAKIUS
Juristi, OTM, KTM ja LL. M.
+358 44 2358 211
villy.lindfelt@lakius.fi
Villy Lindfeltillä on yli 10 vuoden kokemus yritysjuridiikasta niin lakimiehenä lakitoimistossa kuin yhtiöjuristina yrityksessä. Hänen osaamisalueitaan ovat sopimusoikeus, tietosuoja, työoikeus, sekä markkinointi-, immateriaali- ja teknologiaoikeuteen liittyvät asiat. Hän avustaa asiakkaitaan usein työoikeutta koskevissa asioissa.
