Villy Lindfelt, juristi
villy.lindfelt@lakius.fi
044 2358 211
Varaa maksuton alkukartoitus >
Yhtiökokouskutsu
Osakeyhtiön on pidettävä vuosittain vähintään yksi yhtiökokous, eli varsinainen yhtiökokous. Varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tämän lisäksi voidaan pitää ylimääräisiä yhtiökokouksia. Yhtiökokouksen kutsumisesta on omat säännöksensä osakeyhtiölaissa.
Koolle kutsuminen
Osakeyhtiön hallitus kutsuu yhtiökokouksen koolle. Yhtiöjärjestyksessä voidaan kuitenkin määrätä, että hallintoneuvosto kutsuu yhtiökokouksen koolle.
Yhtiökokouskutsun toimittaminen
Kokouskutsu yhtiökokoukseen on toimitettava osakkeenomistajille aikaisintaan kahta kuukautta ja viimeistään viikkoa ennen yhtiökokousta. Julkisessa osakeyhtiössä kutsu voidaan kuitenkin toimittaa aikaisintaan kolme kuukautta ennen edellä mainittua päivää.
Jokaiselle osakkeenomistajalle, jonka osoite on yhtiön tiedossa, on lähetettävä kirjallinen kokouskutsu, jollei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin.Yhtiöjärjestykseen on saatettu ottaa joustavoittavia säännöksiä yhtiökokouskutsun toimittamismuodoista, esimerkiksi yhtiökokouskutsun toimittamisesta sähköpostitse. Jotta esimerkiksi yhtiökokouskutsun toimittaminen sähköpostitse olisi mahdollista, tulisi siitä siis olla säännös yhtiöjärjestyksessä.
Yhtiökokouskutsun sisältö
Kokouskutsussa on mainittava (1) yhtiön nimi, (2) kokousaika ja -paikka sekä (3) kokouksessa käsiteltävät asiat. Jos kokouksessa käsitellään yhtiöjärjestyksen muuttamista, kutsussa on mainittava muutoksen pääasiallinen sisältö.
Yhtiökokouksessa saadaan päättää vain asiasta, joka on mainittu kokouskutsussa tai joka yhtiöjärjestyksen mukaan on käsiteltävä kokouksessa. Kokouskutsun sisältöä koskevia erityisiä säännöksiä on muun muassa koskien yhtiökokoukseen ilmoittautumisesta ja teknisen apuvälineen käyttämistä yhtiökokoukseen osallistumisessa.
Päätösehdotukset sekä, jos kokouksessa käsitellään tilinpäätöstä, tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus on vähintään viikon ajan ennen kokousta pidettävä osakkeenomistajien nähtävänä yhtiön pääkonttorissa tai internetsivuilla sekä asetettava nähtäväksi yhtiökokouksessa. Kokousasiakirjat on viivytyksettä lähetettävä niitä pyytävälle osakkeenomistajalle, jos asiakirjoja ei voi ladata ja tulostaa yhtiön internetsivuilta. Mikäli edellä mainittuja kokousasiakirjoja ei toimiteta kokouskutsussa tai sen liitteenä, hyvä tapa on mainita kutsussa millä tavalla kokousasiakirjat ovat osakkeenomistajan saatavilla ja hankittavissa.
Joustavat osallistumistavat
Hallitus voi päättää, että yhtiökokoukseen saa osallistua myös siten, että osakkeenomistaja käyttää päätösvaltaansa tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana, jollei yhtiöjärjestyksessä rajoiteta tai kielletä tällaisen kokouksen järjestämistä.
Hallitus voi päättää myös, että yhtiökokous järjestetään ilman kokouspaikkaa siten, että osakkeenomistajat käyttävät täysimääräisesti päätösvaltaansa ajantasaisesti tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana. Edellytyksenä on, että yhtiöjärjestyksen mukaan yhtiökokous on järjestettävä tai voidaan järjestää näin.
Kokouskutsussa on tällöin mainittava osallistumismahdollisuudesta tietoliikenneyhteyden avulla ja sen käyttämisen edellytyksistä sekä osallistumisen teknisestä toteutuksesta, siihen liittyvistä osakkeenomistajan puhevallan käyttämisen mahdollisista rajoituksista ja siinä noudatettavasta menettelystä.
