Oikeudellinen muotoilu tekee juridiikasta käyttäjäystävällisempää
Sopimukset jäävät tekemättä tai sopimusmallit käyttämättä, koska niitä ei ymmärretä. Tuttu tilanne? Apu saattaa löytyä oikeudellisesta muotoilusta, legal designista, jossa juridiikkaa paketoidaan muotoilun keinoin käyttäjäystävällisemmäksi. Hyvä uutinen on se, että pienilläkin asioilla voi saada merkittävää muutosta aikaiseksi.
Mitä on Legal Design?
Juristit tekevät juridiikkaa teksti enemmän tai vähemmän ainoana työkalunaan. Loppukäyttäjä, juridisen tekstin lukija, on kuitenkin usein muu kuin oikeudellisen koulutuksen saanut henkilö. Tämä saattaa synnyttää ongelmia tai vähintäänkin haasteita.
Legal designin idea lähtee siitä, että juridiikkaa tehdään käyttäjän lähtökohdat, tarpeet ja motivaatio huomioiden. Avuksi valjastetaan luovuus ja muotoilun keinot ja työkalut, kuten teksti- ja graafinen suunnittelu, UI-, UX- ja palvelumuotoilu sekä asiakaspolun (customer journey) mallintaminen ja hahmottaminen. Usein muotoilun avuksi otetaan myös teknologia. Nämä ovat kaikki työkaluja paremman juridiikan tekemiseen ja sen huomioimiseen, että juridiikan loppukäyttäjä on esimerkiksi kuluttaja, alihankkija, työnhakija tai työntekijä.
"Legal designin idea lähtee siitä, että juridiikkaa tehdään käyttäjän lähtökohdat, tarpeet ja motivaatio huomioiden."
helpommin lähestyttävää juridiikkaa
Käyttäjäystävällisempää, ymmärrettävämpää ja helpommin lähestyttävissä olevaa juridiikkaa. Nämä ovat tavoitteita, joihin legal designilla pyritään. Hyödyt ovat moninaisia. Parempi ymmärrys voi esimerkiksi tarkoittaa sitä, että ristiriitoja syntyy vähemmän, koska kaikki ymmärtävät samalla tavalla juridisen toimenpiteen sisällön ja tarkoituksen. Kun oikeudellisen muotoilun kohteena ovat yrityksen sopimukset, saavutettavana hyötynä voi olla esimerkiksi se, että sopimuksia syntyy enemmän ja nopeammin, koska niitä ymmärretään paremmin ja sopimustenteon prosessi on suunniteltu myyjän (tai ostajan) lähtökohdista. Kun sopimusmalli on muotoiltu ymmärrettäväksi, selkeäksi ja houkuttelevaksi, lopputuloksena usein on, että tehdään parempia sopimuksia enemmän ja nopeammin.
Tyypillisiä hyviä lähtökohtia legal designille
Tyypillisiä hyviä lähtökohtia Legal Design -projekteille ovat muun muassa seuraavat tilanteet:
Yrityksessä on sopimusmalleja, mutta syystä tai toisesta ne ovat harvakseltaan käytössä
Yrityksen asiakirjamalleja pidetään raskaina ja vaikeaselkoisina (ja siksi niitä ei käytetä)
Yrityksen asiakirjat ja juridiset prosessit eivät ole “yrityksen näköisiä” – oikeudellisessa muotoilussa voidaan ilmentää myös yrityksen brändiä, arvoja ja kulttuuria
Yrityksen juridisia prosesseja pidetään monimutkaisina ja vaikeina ja ne ovat hitaita
asiakirjamuotoilusta on hyvä aloittaa
Legal designin avulla voidaan suunnitella uusiksi kokonaisia juridisia prosesseja ja parhaimmillaan niin on tehtykin. Kynä ja paperi voidaan korvata sähköisillä lomakkeilla, automaatiolla ja digitaalisilla palveluilla. Kohti käyttäjäystävällisempää juridiikkaa voi mennä kuitenkin myös pienin askelin ja tekemällä asioita, jotka ovat jokaiselle yritykselle, tai jokaiselle budjetille, mahdollisia.
Helpointa on aloittaa asiakirjamuotoilusta, kuten kotisivuilla julkaistavista juridisista asiakirjoista – tietosuoja- ja evästeselosteista sekä pilvipalvelun, mobiilisovelluksen tai verkkokaupan käyttö- tai toimitusehdoista. Ne ovat jo lähtökohtaisesti sellaisessa formaatissa, joka tarjoaa otollisen alustan oikeudelliselle muotoilulle.
Tyypillinen lähtötilanne on, että asiakirjamalleja on ehkä luotu, mutta ne eivät ole käytössä. Tai asiakirjamalleja käytetään, mutta niitä ei oikein ymmärretä tai niitä saatetaan käyttää ehkä vähän väärällä tavalla. Esimerkiksi sopimusten täytäntöönpanosta vastaa yrityksissä usein aivan muut henkilöt kuin ne, jotka sopimuksia solmivat ja jotka niitä laativat. Voi olla myös tilanteita, joita varten ei ole olemassa lainkaan dokumentaatiota tai ohjeistusta, vaikka kyse olisi liiketoiminnallisesti merkittävästä asiasta. Nämä kaikki ovat melko tyypillisiä ongelmatilanteita, joissa pienilläkin muutoksilla voi saada merkittävää parannusta aikaiseksi.
Vinkkejä asiakirjamuotoiluun
1: Ongelmakohtien tunnistaminen ja diagnoosi
Tunnista asiakirjojen käyttäjät ja heidän tarpeensa ja motivaationsa. Mitä puutteita ja haasteita havaitset asiakirjoihin ja niiden käyttöön liittyen? Kenen tulisi käyttää niitä? Ovatko ne käytössä? Käytetäänkö niitä oikein? Ymmärretäänkö ne oikein? Onko käyttö tehokasta?
2: Asiakirjoissa käytetty kieli ja ilmaisutapa
Asiakirjamuotoilun voi aloittaa kiinnittämällä huomiota asiakirjojen kieleen ja ilmaisutapaan. Suosi ymmärrettävää, tarvittaessa jopa epämuodollista kieltä. Vältä juridisia termejä ja kapulakieltä. Sen sijaan, että sopimuksessa puhutaan esimerkiksi myyjästä ja ostajasta, voisiko siinä puhua meistä ja teistä? Tai meistä ja sinusta? Otsikossa voisi esimerkiksi lukea “Meiltä voit odottaa” ja “Odotamme sinulta”, sen sijaan että siinä lukisi “Myyjän velvollisuudet” ja “Ostajan velvollisuudet”.
3: Sisällön ryhmittely, taitto ja ulkoasu
Ryhmittele asiakirja selkeisiin kokonaisuuksiin aihealueittain ja palastele aiheet ja kappaleet pienempiin osiin. Jos esimerkiksi sopimuksessa on täytettäviä kohtia ja kenttiä, voidaanko ne kaikki sijoittaa sopimuksen kansilehteen sen sijaan, että niitä ripotellaan pitkin sopimusasiakirjaa?
4: Visuaaliset apukeinot
Voit lisätä asiakirjan helppolukuisuutta ja ymmärrettävyyttä esimerkiksi tekstityypillä, tekstiin koolla tai vaikkapa muilla visuaalisilla apukeinoilla, kuten symboleilla tai tekstin korostamisella.
5: Informatiiviset tiivistelmät, ohjeet ja prosessikuvaukset
Pitkässä tai monimutkaisessa juridisessa asiakirjassa voi olla hyödyllistä käyttää selkokielisiä tiivistelmiä ja johdantoja sopimuksen alussa ja kussakin tärkeässä kappaleessa. Asiakirjamallien käytön tueksi voit myös laatia ohjeita, prosessikuvauksia tai muita työkaluja, sillä vaikka jokin asiakirjamalli on luotu, ei se vielä tarkoita, että sitä osataan käyttää oikealla tavalla.
Lue lisää siitä, miten voimme auttaa Legal Designiin, tietosuojaviestinnän laadintaan ja sopimusoikeuteen liittyvissä kysymyksissä.
Kirjoittaja
Villy Lindfelt, LAKIUS
Juristi, OTM, KTM ja LL. M.
+358 44 2358 211
villy.lindfelt@lakius.fi
Villy Lindfeltillä on yli 10 vuoden kokemus yritysjuridiikasta niin lakimiehenä lakitoimistossa kuin yhtiöjuristina yrityksessä. Hänen osaamisalueitaan ovat sopimusoikeus, tietosuoja, työoikeus, sekä markkinointi-, immateriaali- ja teknologiaoikeuteen liittyvät asiat. Hän avustaa asiakkaitaan myös oikeudelliseen muotoiluun liittyvissä asioissa.
