Villy Lindfelt, juristi
villy.lindfelt@lakius.fi
044 2358 211
Varaa maksuton alkukartoitus >
Konsulttisopimus – tällainen sopimus se on
Konsulttisopimus on palvelusopimus, jolla sovitaan asiantuntijapalveluiden suorittamisesta. Asiakkaalla on yleensä joku tietty tulos jonka hän haluaa saada aikaiseksi ja tähän hän hankkii palvelusuorituksia konsultilta. Lähtökohtia on lukuisia erilaisia - asiantuntijan näkemystä saatetaan tarvita auttamaan ymmärtämään yrityksen ongelmakohtia taikka sitten konsultti kutsutaan apuun viitoittamaan yrityksen tulevia polkuja sellaisille alueille, joissa yrityksellä itsellä ei ole vahvaa kokemusta tai osaamista.
Kirjallinen sopiminen erityisen tärkeää
Toisin kuin irtaimen tavaran kaupassa, konsultointipalvelusopimuksiin ei tule sovellettavaksi mikään erityislainsäädäntö, vaan käytännössä vain yleiset sopimusoikeudelliset periaatteet. Tämä tarkoittaa, että jos asioista ei ole sovittu yksityiskohtaisesti, lainsäädäntö ei tarjoa vastauksia aukkokohtiin. Esimerkiksi tavaran kaupassa voidaan puutteellisen sopimisen tilanteessa tarkistaa mitä laki sanoo tavaran virheestä taikka toimitusviivästyksistä. Samaa mahdollisuutta ei ole konsulttisopimusten osalta. Tämä on yksi syy, miksi kirjallinen sopiminen on niin tärkeää.
Sopimuskokonaisuus voi muodostua useammasta asiakirjasta
Konsulttisopimuksille on tyypillistä, että sopimuksen muodostaa dokumentaatiokokonaisuus. Dokumentaatiokokonaisuuden ”pohjalla” saattaa olla sopimukseksi nimetty asiakirja, mutta mukana voi myös olla erilaisia liitteitä, kuten projektisuunnitelma, aikataulu, hinnasto sekä palvelusisältöjen kuvaus ja tekniset vaatimusmäärittelyt (”scope of work”). Liitteiden osalta tärkeää olisi ymmärtää ja päättää mitkä kaikki haluaa sitoviksi sopimusasiakirjoiksi. Yleensä mahdollisimman moni asiakirja halutaan sitoviksi sopimusasiakirjoiksi. Kun tämän osalta on tehty päätös, tulee sitten näihin liiteasiakirjoihin viitata pääsopimuksessa (esim. oma kappale ”Liitteet”, jossa tarkasti lueteltuna kaikki asiakirjaliitteet), niiden etusijajärjestyksestä tulee sopimusehdoin määrätä asiakirjoissa olevien keskinäisten ristiriitaisuuksien varalta ja lopuksi asiakirjat tulee nimenomaisesti toimittaa toiselle sopijapuolelle ennen sopimuksen syntymistä. Mieluiten myös kaikki liitteet allekirjoitetaan pääsopimuksen allekirjoituksen yhteydessä. Mikäli edellä kuvatulla tavalla ei menetellä, voi syntyä tilanne, jossa tärkeä asiakirja ei saa sopimuksentasoista sitovuutta.
Palvelusuoritusten määrittelyiden tärkeys
Palvelusopimukset ovat alttiita konflikteille. Konflikti syntyy useimmiten siitä, että sopijapuolilla oli toisistaan poikkeava käsitys siitä, mistä sovittiin, mitä pitäisi tehdä, kenen ja millaisin lopputuloksin. Odotukset olivat yhtä ja toteutunut toista. Vaikeaksi sopimisen tekee myös se, että sopimus koskee aineetonta asiaa, palvelujen suorittamista. Tästä syystä molempien sopijapuolten kannalta on äärimmäisen tärkeää, että sopimuksessa kuvataan mahdollisimman tarkasti sopimuksen tarkoitus ja tavoitteet, palvelujen sisältö ja laatu, molempien osapuolten vastuulla olevat tehtävät ja velvoitteet sekä mahdolliset työn tulokset. Sopimuksessa voidaan epäselvyyksien välttämiseksi kuvata sellaisiakin asioita, jotka eivät sisälly suoritettaviin palvelutehtäviin. Tämäkin poikkeaa irtaimen tavaran sopimuksesta - siinä harvemmin kuvataan mitä sopimus ja toimitussisältö ei sisällä.
Vaihtoehtoiset hinnoittelumallit
LATAA OPAS
Lataa ja lue myös oppaamme konsulttisopimusten tekemistä koskien!
Irtaimen tavaran kauppaa koskevat myyntisopimukset tehdään tyypillisesti kiinteään hintaan. Tästä poiketen konsulttisopimuksessa voidaan soveltaa useampaa erilaista hinnoittelumallia. Tapauskohtaisesti sovellettava hinnoittelumalli käytännössä riippuu siitä, miten hyvin pystytään projektikolmion elementit (aika - palvelujen sisältö - resurssit) etukäteen määrittelemään ja lyömään lukkoon.
Jos esimerkiksi suoritettavien palvelujen sisältöä ja aikataulua ei ole määritelty, sovellettavaksi voi tulla toinen hinnoittelumalli verrattuna tilanteeseen, jossa nämä elementit ovat ennalta hyvin tiedossa ja määriteltynä. Käytännössä jos esimerkiksi sekä palvelujen sisältö että aikataulu on määrittelemättä, sovitaan konsulttityön tekemisestä aikaperusteisella veloituksella, eli tuntityönä. Mitä tarkemmin palvelujen sisältöä, resurssitarvetta ja aikataulua voidaan etukäteen määritellä, sitä todennäköisempää on myös se, että voidaan soveltaa kiinteää hintaa. Edellyttäen, että projektiin ei liity suuria riskitekijöitä.
Ristiriitoihin varautuminen
Mihin keskittää huomio, jos halutaan välttää ristiriitoja? Tyypillisesti lakimiehet keskittävät oman huomionsa niihin ehtoihin, joilla minimoidaan mahdolliset seuraamukset sopimusriskien toteutuessa. Eli ehdot jotka liittyvät, siihen,
kun sopimusrikkomus on tapahtunut, riita on syntynyt, ja osapuoli esittää sen pohjalta vaatimuksia. Nämä ehdot koskevat mm. vastuunrajausta, takuuehtoja, riitojen ratkaisutapaa ja sopimuksen purkamista sekä muita oikeussuojakeinoja. Sen sijaan, että keskityttäisiin niihin ehtoihin jotka liittyvät sopimusriskien toteutumiseen, kannattaa kuitenkin keskittyä myös ehtoihin, joilla minimoidaan ennalta sopimuskonfliktien toteutumisen mahdollisuus. Tässä muutamia yleisimpiä ristiriitatilanteita ja miten varautua niihin keskusteluin ja sopimusehdoin.
Epäselvät odotukset
Koska konsulttisopimuksen kohde on aineetonta palvelua, liittyy sopimuksen tekemiseen riski siitä, että sopijapuolten odotukset palvelujen sisällöstä poikkeavat toisistaan. Tämä ei tarkoita sitä, että sopijapuolten odotukset suoritettavista palveluista täysin poikkeaisivat toisistaan, vaan vaikka esimerkiksi sitä, että ostaja kuvitteli palvelujen sisältöön kuuluvan tietyn dokumentaation laatimisen, vaikka se ei kuulukaan.
Miten varautua tähän:
Hyvä sopimuksen taustan ja tarkoituksen kuvaus - älä säästele sanoja!
Palvelujen sisällön yksityiskohtaiset määrittelyt (palvelutehtävät, lopputuotokset, laatuvaatimukset)
Rajaukset (mitä ei kuulu palvelujen sisältöön, mihin olettamuksiin konsultti perustaa palvelusuorituksensa)
Palvelujen laajuuden kasvaminen
Toinen selkeä riskitilanne on palvelujen laajuuden kasvaminen, niin sanottu ”scope creep”. Eli vaikka on sovittu tietystä sisällöstä, ostajan lisä- tai muutospyynnöistä johtuen tulisi kuitenkin koko ajan hiukan lisätä tai muuttaa palvelusisältöä. Tekemisen määrä kasvaa ja projektin kannattavuus myyjän kannalta heikkenee. Aikataulu pitenee.
Miten varautua tähän:
Yksityiskohtaiset palvelujen sisällön määrittelyt (palvelutehtävät, lopputuotokset, laatuvaatimukset)
Yhteisesti sovitut hyväksyntämenettelyt osasuorituksille
Yhteisesti sovitut menettelyt muutostarpeita varten (lisä- ja muutostyöt)
Tarve muuttaa palvelusisältöä
Konsulttisopimukselle on luonteenomaista, että projektin aikana saattaa tulla tarve muuttaa sovittuja palvelusisältöjä. Aina ei ole edes mahdollista sopia kaikista yksityiskohdista, vaan ne täsmentyvät matkan varrella. Tulee kuitenkin ymmärtää se, että alkuperäinen sopimus sitoo, eikä sitä voi yksipuolisesti muuttaa, ellei näin ole sovittu.
Muutokset saattavat myös johtaa huonosti toteutettuna siihen, että kukaan ei oikein ole perillä siitä, mistä sisällöstä on sovittu. Tämä johtaa taas kerran siihen, että osapuolet vääntävät kättä siitä, mikä kuuluu sopimushintaan ja mikä ei.
Miten varautua tähän:
• Selkeät muutostenhallintaehdot, joissa määritellään miten muutoksista sovitaan ja millaisia vaikutuksia sovitulla muutoksella on mm. hintaan, aikatauluun ja osapuolten tehtäväjakoon
Henkilöstömuutokset
Henkilöstömuutoksilla on vaikutusta ostajan kannalta erityisesti niissä tilanteissa, kun konsulttiprojektin lopputuotosta ja sen laatuvaatimuksia ei ole määritelty tarkasti. Mikäli konsultti voi tällaisessa tilanteessa vaihtaa henkilöstöään, voi sillä olla suuri vaikutus työn laatuun, mutta konsultti saattaa silti tehdä täysin sopimuksen mukaisen suorituksen.
Miten varautua tähän:
Myyjän yleisiin velvoitteisiin (tai palvelusisältökuvauksiin) määriteltävä yleisiä laatuvaatimuksia työn tekemiselle, esimerkiksi osaamis- tai kokemusvaatimuksia palvelutehtäviä suorittaville henkilöille
Henkilöstövaihdoksia koskevat ehdot, joissa määritellään missä tilanteessa ja millä tavoin palvelutehtäviä suorittavia henkilöitä voidaan vaihtaa
Yhteenvetona: mitä tarkemmin kykenet sopimuksessa määrittelemään ja konkretisoimaan projektin tavoitteita, palvelusisältöä, kummankin osapuolen vastuulla olevia tehtäviä sekä mahdollisia rajauksia palvelusisältöön ja osapuolten vastuisiin, sitä todennäköisemmin vältät konfliktit - ja pääset tilanteeseen, jossa molemmat ovat tyytyväisiä lopputulokseen.
TARVITSETKO JURISTIA?
Meillä on pitkä kokemus erilaisista konsulttisopimuksista. Tutustu palveluihimme ja varaa maksuton alkukartoitus täyttämällä sivun lopussa oleva lomake.
Lue lisää siitä, miten voimme auttaa sopimusoikeuteen liittyvissä asioissa.
KIRJOITTAJA
Villy Lindfelt, LAKIUS
Juristi, OTM, KTM ja LL. M.
+358 44 2358 211
villy.lindfelt@lakius.fi
Villy Lindfeltillä on yli 10 vuoden kokemus yritysjuridiikasta niin lakimiehenä lakitoimistossa kuin yhtiöjuristina yrityksessä. Hänen osaamisalueitaan ovat sopimusoikeus, tietosuoja, työoikeus, sekä markkinointi-, immateriaali- ja teknologiaoikeuteen liittyvät asiat. Hän avustaa asiakkaitaan usein sopimuksia koskevissa asioissa.
