Kerro miten voimme auttaa sinua.

Lähetä Tietosuojaseloste

Viestisi lähetettiin onnistuneesti! Tutustumme asiaasi ja olemme sinuun yhteydessä.

Jotain meni vikaan viestiä lähetettäessä. Kokeile myöhemmin uudestaan.

Sähköinen sopiminen – tee parempia sopimuksia nopeammin

22.5.2017 1:20

Sopimukset, Yleinen, Yritystoiminta

Miten tehdä sähköisiä sopimuksia

Onko paperimuotoisten käsin allekirjoitettavien sopimusten tekeminen mielestäsi hidasta ja jopa vastenmielistä? Jääkö siitä syystä yrityksessäsi tekemättä kirjallisia sopimuksia, koska tällainen sopimuksentekoprosessi on niin kankea ja epämiellyttävä? 

Kuulostaako tutulta? Usein tyydytään sitten kirjallisten sopimusten sijasta ”sähköpostirallina” tehtäviin tarjouksiin ja vastauksiin, joka on nopeampi ja miellyttävämpi tapa ja kokemus tehdä sopimuksia. Tarjous-vastausmekanismilla tehtävä sopimus on sinänsä aivan yhtä sitova kuin kirjallinen, mutta siinäkin on ongelmansa. Millä ehdoin sähköpostirallina syntynyt sopimus lopulta syntyi?  Entä miten palaat tarkistamaan kätevästi yksittäisen kaupan sopimuksen ehdot ja arkistoit sopimuksen? Nämä ovat niitä sähköpostisopimisen heikkoja kohtia.

Kirjallisten käsin allekirjoitettavien sopimusten ja sähköpostirallin väliin mahtuu kuitenkin yksi tapa tehdä sopimuksia, nimittäin sähköisesti allekirjoitetut sopimukset. Sähköisesti allekirjoitettuja sopimuksia voidaan pitää sopimuksentekotapana, joka on sekä myynnin, markkinoinnin että yrityksen lakimiesten mieleen. Lopputuloksen voi nimittäin olla se, että teet parempia sopimuksia, teet niitä nopeammin (välitön myyntihyöty) ja useampi sopimus tulee tehtyä kirjallisesti dokumentoituna, joka taas on suoraan yrityksen arvoon vaikuttava seikka. Mikäli yrityksessäsi koskaan tehdään due diligence -ostotarkastus, kiität sitä päivää, kun päätit siirtää sopimusprosessisi sähköiseksi.

Aihe on minulle jonkinlainen henkilökohtainen missio, sillä näen että yrityksillä, pienistä suuriin, on valtava käyttämätön potentiaali sähköisesti allekirjoitettavien sopimusten suhteen. Jo pelkästään siirtämällä nykyisiä sopimuksia sähköiseen muotoon yritykset voisivat kasvattaa arvoaan, tehdä enemmän kauppoja ja parantaa yrityksensä imagoa sekä säästää sopimuksen tekoon liittyvissä transaktiokustannuksissa. Ja pienyrityksessäkin tämä voi tapahtua pienillä kuukausikustannuksilla ja sopimiseen voit hyödyntää omia valmiita word- tai google docs -pohjia.

Valtaosassa yrityksiä tehdään edelleen kirjallisia sopimuksia kahdella pääasiasiallisella tavalla, joka ”kynä-paperi” periaatteella tai sitten ”tarjous-vastaus” mekanismilla, jossa sähköpostitse lähetetään tarjous, johon saadaan sitten hyväksyvä vastaus. Tuo vastaus tosin usein ei välttämättä ole ”tarjouksen hyväksyminen ehdoitta”, vaan mukana saattaa olla ostajan omat ehdot. Ja itse ”sopimus” on kokonaisuus lähetettyjä sähköposteja ja niihin saatuja vastauksia. Yhtä sitova se toki voi olla, mutta vaikeammin arkistoitavissa ja sopimuksen todelliset ehdot voivat olla epäselviä.

Lyhyt tiivistelmä

 

Esitän alkuun jo lyhyen tiivistelmän aiheesta sähköiset sopimukset ja allekirjoitukset:

  1. Sähköiset allekirjoitukset ovat juridisesti yhtä sitovia kuin kirjallisesti allekirjoitettu sopimus
  2. Sähköinen sopiminen säästää aikaa
  3. Sähköinen sopiminen vaikuttaa positiivisesti myyntiin, markkinointiin ja yrityksen arvoon
  4. Kaikkia sopimuksia ei tarvitse allekirjoittaa sähköisesti
  5. Sähköisen sopimisen työkaluja on useita ja ne voidaan usein integroida yrityksen järjestelmiin/ohjelmiin
  6. Markkinajohtajien työkalujen käytössä on etunsa
  7. Huomioi kuitenkin normaalit sitovan sopimuksen tekemistä koskevat periaatteet

 

 

Sähköiset sopimukset ovat juridisesti sitovia

 

Useissa maissa on sähköistä sopimista koskevaa lainsäädäntöä, kuten EU:ssa niin sanottu eIDAS-asetus (EU:n asetus nro. 910/2014), joka koskee erityisesti sähköistä tunnistautumista ja sähköisiä allekirjoituksia verkkopalveluissa. Koska kyse on EU:n asetuksesta, se on sellaisenaan suoraan sovellettavaa oikeutta jäsenmaissa. Asetuksella pyritään nimenomaan helpottamaan EU:n sisällä tapahtuvia digitaalisia transaktiota.

Varsinkin kansainvälisessä liiketoiminnassa ja sopimusprosessien suunnittelussa onkin hyvä periaate ensin tehdä lyhyt yhteenveto siitä, miten eri maiden lainsäädäntö tukee sähköistä allekirjoitusta ja siten sähköisten sopimusten tekoa. Yrittäjän ja yrityksen kannalta keskeinen kysymyshän on se, onko sähköisesti allekirjoitettu sopimus vähintään yhtä vahva kuin käsin allekirjoitettu sopimus ja oikeusteitse pakkotäytäntökelpoinen. Yksi tapa selvittää seikka, on esimerkiksi suurimpien palveluntarjoajien lakioppaat, joissa tiivistetysti käydään läpi juridinen pohja sähköisesti allekirjoitettavien sopimusten tekemiselle ja myös läpileikkaus eri maiden juridiikkaan kansainvälisiä sopimuksia ajatellen. Ethän halua ottaa käyttöön sähköistä sopimista sellaisissa maissa, joissa lainsäädäntö ei sitä tue. Onneksi kuitenkin käytännössä kaikissa merkittävissä teollisuusmaissa on sähköistä allekirjoitusta tukevaa lainsäädäntöä.

Huomaa kuitenkin se, että kansallisesti saattaa olla joitain tiettyjä sopimuksia tai sitoumuksia (esim. asunnon kauppa), jotka edellyttävät kirjallisesti allekirjoitettavaa määrämuotoa. Tällaisia on kuitenkin lähtökohtaisesti aika vähän. Liiketoiminnan sopimuksissa sellaisia ei juurikaan ole.

eIDAS-asetuksen 25 artikla koskee nimenomaan sähköisiä allekirjoituksia. 25 artiklan mukaan sähköisen allekirjoituksen oikeusvaikutuksia ja käytettävyyttä todisteena oikeudellisissa menettelyissä ei voida kieltää pelkästään sillä perusteella, että se on sähköisessä muodossa tai että se ei täytä hyväksyttyjen sähköisten allekirjoitusten vaatimuksia. Lisäksi artiklassa todetaan, että hyväksytyllä sähköisellä allekirjoituksella on oltava samanlaiset oikeusvaikutukset kuin käsin kirjoitetulla allekirjoituksella. Lopuksi artiklassa vielä todetaan, että yhdessä jäsenvaltiossa myönnettyyn hyväksyttyyn varmenteeseen perustuva hyväksytty sähköinen allekirjoitus on tunnustettava hyväksytyksi sähköiseksi allekirjoitukseksi kaikissa muissa jäsenvaltioissa.

Sähköisiä allekirjoituksia voi siis olla periaatteessa kolmenlaisia, ”tavallisia”, kehittynyttä sähköistä allekirjoitusta ja hyväksyttyyn varmenteeseen perustuvaa sähköistä allekirjoitusta. Valittaessa palveluntarjoajaa, on tärkeä selvittää, että palveluntarjoajan sähköinen allekirjoitus täyttää nämä eIDAS-asetuksen vaatimuksen sähköisestä allekirjoituksesta. Käytännössä esim. maailman johtavat sähköisen allekirjoituksen palveluntarjoajat, kuten Adobe Sign ja DocuSign, täyttävät eIDAS-vaatimukset.

Juridiselta sitovuudeltaan voidaan kuitenkin jopa väittää, että sähköisesti allekirjoitettu sopimus on juridisesti turvallisempi sopimus, kuin allekirjoitettu paperinen sopimus. Ensinnäkin, paperisen sopimuksen allekirjoittamattomia sopimussivuja voitaisiin pyrkiä muuttamaan tai tuhoamaan. Eli jokainen sivu pitäisi allekirjoittaa tai merkitä nimikirjaimin. Sähköisesti allekirjoitetussa sopimuksessa ei ole tätä riskiä. Sähköisessä allekirjoituksessa allekirjoittaja voidaan todentaa usealla eri tapaa, joka taas ei tule kyseeseen useinkaan kirjallisesti allekirjoitettavissa sopimuksissa, varsinkaan yritysten liikesopimuksissa.

 

 

Sähköinen sopiminen säästää aikaa

 

Nyt kun on käsitelty se, että sähköiset sopimukset ovat juridisesti sitovia, voidaan siirtyä sen muiden hyötyjen käsittelyyn. Sähköinen sopiminen voi tehostaa merkittävästi yrityksen sopimisprosessia. Katsotaanpa alla esimerkkinä kynään ja paperiin perustuva sopimusprosessi ja sähköinen sopimusprosessi:

 

Kuten yllä olevista prosessikuvista käy ilmi, sähköinen sopiminen pudottaa merkittävästi työvaiheita prosessista pois ja myös nopeuttaa sopimusten tekemistä kirjalliseen ”kynä-paperi” sopimiseen verrattuna. Varsinkin, jos kyse on kansainvälisestä sopimuksesta, sopimuksen teko saattaa ajassa mitattuna lyhentyä viikoilla ja sopiminen voidaan tehdä huomattavasti tehokkaammalla tiimillä – esimerkiksi myyjä voi itse suoraan hoitaa kaikki sähköisen sopimisen vaiheet. Sopimuksen tekoaika voi lyhentyä viikoista tai päivistä yhteen päivään tai muutamiin tunteihin.

Positiivinen vaikutus myyntiin, markkinointiin ja yrityksen arvoon

 

Sähköinen sopiminen voi paitsi tehostaa sopimusten tekoa, vaikuttaa positiivisesti myyntiin, markkinointiin ja yrityksen arvoon.

Myyntiin vaikutus voi tulla sitä kautta, että on voi olla psykologisesti parempi lähettää asiakkaalle sopimus allekirjoitettavaksi, kuin tarjous, jonka asiakas mahdollisesti hyväksyy tai hylkää. Tarjouksen hyväksymiselle on helppo ottaa lisäaikaa, mutta sopimusluonnos tavallaan pakottaa joko kommentoimaan sitä taikka sitten suoraan allekirjoittamaan sen. Tästä puhuu myös muun muassa HubSpot, markkinointiautomaatio-ohjelmistojen yksi keskeisimmistä tarjoajista, joka kiteyttää sanomansa hyvin ”send contracts, not proposals” väitteeseen. Alan johtavat palveluntarjoajat, kuten Adobe Sign ja DocuSign, tarjoavat myös hyviä analytiikka- ja sähköpostimuistutusasetuksia, joilla järjestelmä muistuttaa automaattisesti henkilöä, joka ei ole vielä allekirjoittanut hänelle lähetettyä sopimusta. Prosessin voit käynnistää näppärästi vaikka kännykkäapilla, ja hakea sopimuspohjan esimerkiksi yrityksen omalta Google Drive tai Dropox-kansiosta, sillä suuret palveluntarjoajat tarjoavat hyvän integrointimahdollisuuden omiin pilvitallennuskansioihin. Tilastollisesti tarkasteltuna yritysten sopimusprosessi nopeutuu ja yritykset tekevät enemmän sopimuksia.

Markkinointiin sähköinen sopiminen vaikuttaa positiivisesti siten, että se luo positiivista mielikuvaa yrityksestä sellaisena yrityksenä, jonka sopimisprosessi on myös moderni, ympäristöystävällinen ja myös käyttäjäystävällinen. Eli tämä on yksi tapa luoda modernia, positiivista yrityskuvaa.

Yrityksen arvoon vaikutus tulee sitä kautta, että parhaimmassa tapauksessa kaikki yrityksen sopimukset ovat hyvin arkistoituna ja jokaisen sopimuksen ehdot käy yksiselitteisesti ilmi sähköisesti tallennetusta sopimusasiakirjasta. Tällä olisi suuri positiivinen vaikutus esimerkiksi yrityksen ostotarkastuksen yhteydessä suoritettavassa due diligence -analyysissä ja myös se voitaisiin toteuttaa huomattavasti tehokkaammin.

 

Mikä työkalu valita?

 

Sähköisen allekirjoituksen ja sopimisen työkaluja on useita, pieniä ja suuria, kotimaisia ja ulkomaisia. Itse olen suosinut ulkomaisia markkinajohtajia, muutamasta syystä. Ensinnäkin, ne tarjoavat hyvät kielivalinnat muun muassa automaattisesti lähetettäville sähköposteille, joilla siis sopijakumppani kutsutaan allekirjoittamaan sopimus sähköisesti. Tähän tällä hetkellä ymmärtääkseni Adobe Sign tarjoaa parhaat vaihtoehdot ja laajimmat kielistysmahdollisuudet sähköposteille. Tämä tarkoittaa sitä, että jos teet sopimuksia usealla kielellä, et tarvitse jokaista kielivaihtoehtoa varten omaa sähköisen allekirjoituksen sovellusta.

Toiseksi, ne tarjoavat hyviä mahdollisuuksia myös palvelun integroimiselle esimerkiksi Google Driveen, joka on monen yrityksen tallennusratkaisu asiakirjoille ja sopimuspohjille. Tätä kautta voit suoraan hakea sopimuspohjan sovelluksella ja käynnistää allekirjoitusprosessin.

Kolmanneksi, ne ovat todennäköisesti tuttuja sovelluksia myös erityisesti ulkomaisille asiakkaille. Tämä saattaa korostaa luottamusta palveluun ja nopeuttaa sopimista. Adobe Sign ja DocuSign tarjoavat myös hyviä dashboardeja ja analyysejä esimerkiksi keskimääräisten sopimusprosessien kestosta. Mutta, tarve on tässäkin määräävä tekijä, joten määrittele tarpeesi ja sen jälkeen etsi siihen parhaiten sopiva ratkaisu. Ja moni palvelu tarjoaa myös ilmaista kokeilujaksoa, joten se kannattaa käyttää hyväksi. Myös se saattaa vaikuttaa valintaan, löytyykö sovelluksesta mobiiliappi. Tämä on tärkeää esimerkiksi paljon matkustavalle myyjälle.

 

Huomioi kuitenkin sitovan sopimuksen tekemisen periaatteet

 

Joskus sähköisten sopimusten tekeminen saattaa tuntua liiankin helpolta. Sopimusprosessin voi käynnistää niin näppärästi ja sopimuksia saada allekirjoitetuksi muutamalla klikkauksella. Kannattaa kuitenkin pitää mielessä sitovan sopimuksen syntymisen yleiset periaatteet. Yksi keskeinen on se, että varsinkin yritysten välisissä sopimuksissa, sopimuksen tekoa koskevan tahdonilmaisun tulisi tehdä henkilö, jolla on siihen toimivalta ja kelpoisuus. Turvallista se on aina, jos sen tekee henkilö, jolla on nimenkirjoitusoikeus. Vähimmilläänkin allekirjoitus tulisi kuitenkin pyytää henkilöltä, joka tehtäviensä ja asemansa perusteella voidaan olettaa kelpoiseksi sopimuksen allekirjoittamiseen.

T. Villy, LAKIUS

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä, keskustelen mielelläni lisää aiheesta: villy.lindfelt@lakius.fi ja 044 2358 211.

Villy Lindfelt

Villy Lindfelt

Villy on lakimies, KTM, OTM ja LL.M. sekä LAKIUS Oy:n perustaja. Ennen LAKIUS Oy:n perustamista Villy toimi useamman vuoden ajan keskisuuren teknologiayrityksen lakijohtajana. Villyn erikoisosaamista on kasvuyrityksen juridiset kysymykset, erityisesti sopimus-, immateriaali-, IT- ja työoikeusasioissa. Villyn intohimona on myös palvelumuotoilu, ja hän pyrkii huomioimaan asiakkaansa ja kuulijansa ja muotoilemaan viestin selkeäksi, ymmärrettäväksi ja innostavaksi. Villyyn voit ottaa yhteyttä sähköpostitse villy.lindfelt@lakius.fi tai puhelimitse 044 2358 211.

Jätä kommentti

Saattaisit olla kiinnostunut myös näistä